台数より、明細の本数が事務を重くする
社用車が増えて大変になるのは、車が増えるからではありません。領収書と立替精算が人数分・回数分だけ増えるからです。ここは仕組みで減らせます。
なぜ重くなるのか
台数が5台を超えたあたりから、次の3つが同時に起きます。
台数が増えると起きること
| 何が増えるか | 何が起きるか | どう減らすか |
|---|---|---|
| 立替精算 | 運転者が現金で払い、あとから精算する。件数が人数×回数で増える | 会社名義のカードで支払いを一本化する |
| 領収書の突合 | 誰がいつどの車で使ったかを、紙で照合する | 明細が事業所・車両単位で出る形にする |
| 管理義務の記録 | 酒気帯び確認・運転日誌が台数分増える | 出発前の手順に組み込む |
1つ目と2つ目は仕組みで減らせます。3つ目は義務なので減らせませんが、手順に組み込めば抜けません。
給油
給油を運転者の立替にしていると、精算の件数がそのまま事務量になります。会社名義の燃料カードにすると、支払いと明細が一本化されます。
燃料カードを検討するときに見るところ
- 給油できる系列・店舗（走行範囲に合っているか）
- 明細の出方（車両ごとか、カードごとか、事業所ごとか）
- カードの発行枚数と、その手数料
- 紛失・盗難時の手続き
- 割引の条件（変動するのか、固定なのか）
明細の出方がいちばん効きます。車両単位で出るなら、運転日誌との突合が楽になります。金額の割引より、ここを先に見てください。
法人向けの燃料カードの条件を見る
給油できる系列・明細の出方・手数料は各社で異なります。公式サイトでご確認ください。
- 発行条件・審査基準・手数料は各社公式サイトでご確認ください
- 利用できる場所や割引の条件はカードにより異なります
高速道路
高速代も同じ構造です。運転者が個人のETCカードで払うと、精算と証憑の管理が発生します。法人のETCカードにすると、利用明細が会社側に一本化されます。
法人ETCカードには複数の発行方式があり、審査の条件や発行までの期間が違います。設立直後だと通りにくい方式もあります。
法人ＥＴＣカードの申込条件を見る
発行方式によって審査条件と期間が異なります。公式サイトでご確認ください。
- 発行条件・審査基準・手数料は各社公式サイトでご確認ください
- 利用できる場所や割引の条件はカードにより異なります
車両の調達
買うか、リースにするかは、資金の話だけでなく管理の話でもあります。
調達方法で変わること
購入
リース
レンタル・カーシェア
従業員のマイカー
台数が増えるほど、「車そのものの費用」より「手配と管理の人件費」が効いてきます。ここを含めて比べてください。
カーリースの月額と契約条件を見る
含まれる範囲（車検・整備・税金）は契約により異なります。税務上の扱いは顧問税理士にご確認ください。
- 料金・契約条件は公式サイトでご確認ください
- 審査の可否は個別の判断によります
マイカーを業務で使う場合
社用車を増やす代わりに、従業員の自家用車を業務で使う——という選択があります。ここは費用より先に、確認すべきことが3つあります。
マイカー業務利用で確認すること
任意保険の内容
安全運転管理者制度上の扱い
費用の精算方法
使用者としての責任
「社用車を持たなければ管理義務も生じない」とは限りません。使用の実態で判断されるため、確認が必要です。
管理義務との関係
コストの管理と、安全運転管理者の義務は別の話です。ただし接点があります。
燃料カードやETCの明細が車両単位・事業所単位で出ていると、運転日誌との突合が容易になります。逆に、明細が個人単位でしか出ないと、どの車の記録なのかを人手で紐付けることになります。
仕組みを選ぶときに「あとで突合するか」を一度考えておくと、後の事務が減ります。義務そのものは安全運転管理者のページと記録のページをご覧ください。
よくある疑問
燃料カードは何枚作ればよいですか。
法人ETCカードは設立直後でも作れますか。
リースなら安全運転管理者は不要ですか。
私的利用をどう防げばよいですか。
経費の処理はどうなりますか。
社用車の管理義務ガイドの記事一覧
一次情報の確認先
本ページの前提となる制度・統計は、以下の公的機関等の公表情報で確認できます。最新の内容は必ず各機関の公式ページでご確認ください。