「壊れたら替える」は、いちばん高くつく
パソコンの入れ替えは、費用だけ見ると「使えるうちは使う」が正しく見えます。しかし壊れてから動くと、止まった時間と、慌てて買う分の割高が乗ります。先に基準を決めてください。
壊れてから動くと何が起きるか
壊れてから対応する場合に乗ってくるもの
| 何が起きるか | 何のコストになるか |
|---|---|
| その人の業務が止まる | 止まった時間ぶんの人件費。いちばん大きい |
| 代替機を急いで手配する | 在庫のあるものから選ぶことになり、選べない |
| データの復旧が要る | バックアップがなければ復旧費用。無理なら喪失 |
| 設定・移行を急ぐ | 情報システム担当の時間 |
| 予算が期中に発生する | 計画外の支出になる |
「使えるうちは使う」で節約できるのは本体の費用だけで、上の5つは計上されていないことが多い項目です。
とくに1つ目が抜けます。1人が2日止まれば、その人件費だけで安いパソコンが買えることがあります。
入れ替えの基準を決める
「何年で替える」と決め打ちするより、複数の合図を決めておくほうが実務に合います。
入れ替えを検討する合図
- 起動や動作が明らかに遅くなり、業務に支障が出ている
- メーカーの保証・サポートが切れた（修理の見込みが立たない）
- OSやアプリのサポート期限が近い（セキュリティ更新が止まる）
- 必要なソフトの動作要件を満たさなくなった
- バッテリーが持たない（持ち出す機器の場合）
- 同じ機種で故障が続いている
3つ目が最も見落とされます。本体が動いていても、セキュリティ更新が止まった機器を業務で使い続けるのは別のリスクです。サポート期限は先に分かるので、そこから逆算して計画できます。
まとめて替えるか、分散するか
→ 図は横にスクロールできます
- 全台まとめて同じ機種で揃う。管理は最も楽
- 部署ごと影響範囲を絞れる
- 台数を決めて毎年予算が平準化される
- 壊れたら替える計画がいらない
どれが正解かは台数と予算の組み方によります。ただし右端は、費用が安いのではなく費用が見えていないだけです。
実務では「台数を決めて毎年」が回りやすい形です。予算が読め、担当者の作業も分散します。ただし機種が混在するので、台帳での管理が前提になります。
中古という選択肢
全台を新品にする必要はありません。用途によっては中古で足ります。
中古が向く場面・向かない場面
事務作業が中心の席
一時的に台数を増やしたい
予備機を持っておきたい
重い処理をする席
長く使う前提
中古を選ぶときは保証の有無と期間を必ず見てください。業務で使う以上、故障時にどうなるかが読めないと計画が立ちません。
保証つきの中古パソコンを、在庫と型番で選ぶ
保証期間・在庫・仕様は公式サイトでご確認ください。中古資産の税務上の耐用年数は新品と異なるため、顧問税理士にご確認ください。
- 価格・在庫・保証条件は各社公式サイトでご確認ください
- 仕様・構成は変更されることがあります
性能が要る席には、構成を選べるものという選択肢もあります。
構成を選べるパソコンの仕様を見る
構成・価格・納期は公式サイトでご確認ください。
- 価格・在庫・保証条件は各社公式サイトでご確認ください
- 仕様・構成は変更されることがあります
入れ替えの前に決めておくこと
順番
- ① 古い機器の出口を決めるここが先です。売却／メーカー回収／産廃業者。どこに出すかのページ参照。
- ② データ消去の方法を決める出し先によって変わります。
- ③ 新しい機器を決める台数・仕様・納期。
- ④ 移行の手順を決める誰が、いつ、どのデータを移すか。
- ⑤ 同じ週にまとめる納品と回収を近づけると、置き場所の問題が起きません。
- ⑥ 台帳を更新する新旧の両方。記録のページ参照。
よくある失敗
止まった時間を費用に数えない
本体の費用だけで比べると、必ず「まだ使える」になります。
サポート期限を見ていない
セキュリティ更新が止まった機器を業務で使い続けることになります。
出口を決めずに新品を買う
古い機器が置き場所を占領します。
全台を新品にする前提で考える
用途によっては中古で足ります。
予備機を持たない
壊れたときに止まる時間が長くなります。
よくある疑問
何年で買い替えるのが普通ですか。
減価償却が終わったら買い替えますか。
中古は業務で使って大丈夫ですか。
リースと購入はどちらがよいですか。
入れ替えのとき、古い機器はいつまで置いておけますか。
会社のパソコン廃棄と入れ替えガイドの記事一覧
一次情報の確認先
本ページの前提となる制度・統計は、以下の公的機関等の公表情報で確認できます。最新の内容は必ず各機関の公式ページでご確認ください。